¿Por qué los planes nunca coinciden con los hechos?

En el ámbito laboral o en el ámbito personal, nuestras agendas están llenas de planes y proyectos, toda nuestra vida gira alrededor de plazos y más plazos que debemos cumplir, su incumplimiento genera estrés y malestar cuando no acaban derivando en gabinetes de crisis que pueden poner en jaque los resultados de una empresa.

¿Por qué esta necesidad de planificar, vivir corriendo como el conejo de Lewis Carroll de Alicia en el País de las Maravillas? Remontémonos un poco en el tiempo, concretamente en el origen de la Era Industrial. La especialización del trabajo, la búsqueda de la productividad, hacer la máxima producción en el menor tiempo y coste posible hace que sea totalmente imprescindible una planificación. Esta planificación se va filtrando en todas las capas de la empresa hasta que finalmente se convierte en agendas sobrecargadas de tareas, eventos y reuniones a las que asistir. Al final del día, tan solo unas pocas marcas indican que todo aquello que estaba planificado se ha podido realizar y mañana habrá otra jornada maratoniana para recuperar lo que hoy no se ha realizado y afrontar el día venidero.

Nos puede surgir la pregunta ¿Es que acaso no sabemos planificarnos? ¿Cómo es posible que una vez y otra cometamos el mismo error? Los máximos responsables de las organizaciones se reúnen, analizan el porqué no se han cumplido plazos, deciden cambiar responsables aunque en el siguiente proyecto se vuelve a repetir la situación. Las personas juran y perjuran que no volverán a repetir esas agendas sobrecargadas aunque en breve tiempo se vuelve a repetir la situación.

No hace mucho tiempo, en el año 1979 dos psicólogos Daniel Kahneman (premio Nobel de Economía en el año 2002) y Amos Twersky tras algunas investigaciones sobre este tema llegaron a la conclusión que era un problema común a todos los individuos debido a un sesgo cognitivo

Se produce un autoengaño asociado a las limitaciones que poseemos sobre la percepción de la realidad. Lo denominaron la Falacia de la Planificación.

Hoy en día lo entendemos como una percepción ilusoria del tiempo que induce a cometer errores en la planificación de las actividades.

Si reflexionamos un poco sobre las características que dan origen a esta percepción nos encontramos que están presentes en el día a día de las organizaciones, de los grupos y de nuestra propia vida.

La primera característica es esencial y consiste en que planificamos siempre dentro del escenario más optimista: si estudio 30 hojas en una hora en 5 días he preparado el examen, si leo 7 informes en una hora, me pongo al día en la oficina, esta reforma del piso en una semana está lista….

La segunda característica entronca dentro del mismo pensamiento ilusorio, es decir, pesa mucho más, en la planificación, el propio deseo que una valoración objetiva de la realidad: tengo que entregar un local totalmente pintado y todavía no he empezado; entonces mi deseo me hace planificar que en un día he pintado todo aunque al final del día no he tenido en cuenta el tiempo de secado entre manos de pintura.

La tercera característica es inherente al comportamiento humano: consiste en la interpretación inadecuada del propio desempeño. Todos de alguna manera lo hemos vivido en algún momento en nuestra vida estudiantil o laboral. Es muy común escuchar entre los estudiantes: esta tarde me pongo al día (no ha tocado un solo apunte en todo el trimestre) y al final de la tarde sobreviene la realidad: no ha leído ni 3 hojas.

Una proyección organizacional de esta tercera característica es la planificación colectiva. Los empleados, los mandos intermedios se dejan llevar por el deseo de impresionar a los demás (en concreto a sus jefes). Se pretende demostrar en el grupo que somos eficientes y se calculan unos plazos totalmente imprecisos y abocados al incumplimiento. La filosofía es muy clara: cuanto más rápido se haga la tarea, mejor serán evaluados por nuestros responsables y por nuestros compañeros, con lo cual se prometen unos plazos que generan unas altas expectativas que son improbables de cumplir.

Todos sabemos las consecuencias de estas planificaciones a la ligera: se administra inadecuadamente el tiempo (es la sensación que el tiempo se escapa entre nuestras manos, que llegamos tarde continuamente o que simplemente nunca llegamos), como nos hemos comprometido a entregar un proyecto o un trabajo en un plazo de tiempo y para no tener una reprimenda de los superiores o perdida del cliente usamos recursos sin control hasta conseguirlo (en el ámbito personal trabajando horas y horas sin descansar, en el ámbito laboral personal extra, empleados trabajando fuera de su horario laboral)

Se pretende demostrar en el grupo que somos eficientes y se calculan unos plazos totalmente imprecisos y abocados al incumplimiento

En el plano emocional el sentimiento es de constante frustración, estrés permanente, tensión muscular, mal humor, irritabilidad y ansiedad. La prolongación en el tiempo de estos síntomas conduce a bajas laborales por depresión, aparición del síndrome burn-out, desmotivación en el trabajo y abatimiento.

Para resolver esta problemática se suele formar al personal en cursos de gestión del tiempo o aprenda las más modernas técnicas de dirección de Proyectos. Lo primero y principal es conocer nuestras capacidades, saber hasta dónde podemos llegar y que en ese punto el aguante es limitado. Lo segundo es ser sincero con nosotros mismos y con los demás: no pretendamos ganar un proyecto, una obra prometiendo un plazo que no vamos a cumplir. La obra finalizará tarde, mal y arrastro aunque nuestra imagen quedará deteriorada. Por último aprender de las situaciones anteriores análogas, tomarnos el tiempo adecuado para hacer la planificación tomando datos realistas y dejando siempre holguras para eventualidades.

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