Todos conocemos casos de negocios, grandes o pequeños, que inexplicablemente han que colgar el cartel de cierre y tras la auditoria forense nos encontramos una serie de causas comunes que demuestran lo importante que es lo que vamos a desarrollar a continuación.
Filosofía MAX – MIN – CON
Siempre ha sido imprescindible, y más en estos tiempos, la necesidad de un control efectivo de los que costes que están asociados a cualquier actividad económica.
Esta filosofía no es únicamente aplicable a las grandes empresas que son supervisadas por los responsables del departamento de control de gestión, sino que cualquier pyme y autónomo puede asumirla.
Bajo la filosofía MAX- MIN – CON queremos recoger los tres pilares básicos que un responsable de un negocio y/o actividad productiva debe tener siempre en mente.
Maximizar los ingresos.
Lo primero es MAXimizar los ingresos provenientes de las ventas de productos y/o servicios. Esta maximización la podemos conseguir aprovechando las fortalezas de nuestro negocio, transformando nuestras debilidades y beneficiandonos de oportunidades del entorno. Contrariamente a lo que se creían hasta hace no mucho tiempo, los productos no se venden solos, diseñemos un estrategia para vender (y por lo tanto cobrar) aprovechando las bondades de la venta online, del desarrollo de canales a través de las redes sociales para competir en un mundo globalizado y maximizar nuestros ingresos al límite de nuestras capacidades.
Minimizar los costes superfluos.
Si bien es muy importante maximizar los ingresos, a veces, sucede que cuando se evalúa la cuenta de pérdidas y ganancias el resultado no es el esperado. A continuación, la pregunta que se formula es la siguiente ¿cómo hemos alcanzado estos resultados si es el ejercicio que más hemos facturado?
Indudablemente porque en el entusiasmo de facturar y facturar hemos perdido de vista los costes operativos y los costes que no proporcionan valor ni al producto ni al servicio.
Es ineludible MINimizar los costes superfluos que no sumen valor al producto y/o al servicio. Por ejemplo, ¿es necesario asumir el coste de un viaje y su pernoctación para acudir a una cita con un proveedor? ¿No se podría resolver mediante una videollamada? Hoy con la pandemia que nos impone la imposibilidad de reuniones presenciales se han adoptado (casi por obligación imperativa) estas nuevas formas de comunicación aunque recordemos que estas posibilidades ya existían hace algún tiempo. Eliminar estos costes hasta donde podamos nos permitirá ahorrar y conocer el verdadero valor de nuestro producto.
Controlar los gastos operativos.
Es primordial CONtrolar los gastos operativos. Considero que un gasto operativo es en el que vamos a incurrir porque es necesario para la adecuada prestación del servicio y/o elaboración del producto. Puede ser asignable directa (materia prima) o indirectamente (electricidad).
A la mente nos vienen numerosos ejemplos de cómo controlar los gastos operativos. Los más obvios puede ser actuando sobre la gestión de stocks reduciéndolos al mínimo, sobre el coste de los servicios generales (alquiler del local) y servicios exteriores (servicios web). No es imprescindible grandes implementaciones, algunas veces negociando con los proveedores de servicios, readaptaciones, cambio de paradigmas en la empresa, búsqueda de recursos gratuitos frente a uno de pago, amortizaciones anticipadas de préstamos para ahorrar intereses… pueden proporcionar sustanciales ahorros.
El beneficio se compone de la diferencia de dos conceptos.
Nunca perdamos de vista que el beneficio se compone de la diferencia entre dos conceptos: ingresos y gastos. Actuar, únicamente, por la via de los ingresos es equivalente a cada vez llenar de más agua una piscina que tiene boquete en la parte inferior. Podemos conseguir unos resultados impactantes actuando también en la senda de los gastos.
¿Qué factores son primordiales para la adopción de la filosofía MAX – MIN – CON?
En primer lugar, esta filosofía se debe apoyar en la mejora continua de todos los procesos que aporten valor y que tengas implementaciones rápidas y sencillas.
En segundo lugar, es el convencimiento de que esta es la única forma de gestionar con éxito.
En tercer lugar, debemos dedicar un tiempo a este análisis y son los responsables del negocio y/o de las áreas quienes deben hacerlo porque implicará decisiones con carácter estratégico que no deben recaer en personal de base. Somos conscientes que buena parte del tiempo de los gestores y autónomos están actuando de bomberos apagando fuegos aunque, bajo nuestra opinión, consideramos que este análisis es ineludible.
Es importante manejar el timón aunque también revisar que el rumbo sea el correcto.
En cuarto lugar, proporciona una ayuda importante los sistemas de información que nos permiten manejar datos decisorios a tiempo real (o casi real). Una simple hoja de cálculo que recoja información y permita operativizarla es un buen punto de arranque. El avance tecnológico nos presenta herramientas suficientemente flexibles y potentes sin necesidad de grandes inversiones. Esto nos permitirá decidir y actuar con agilidad y anticipación.
Y finalmente…
Estamos totalmente seguros que esta filosofía es aplicable a cualquier actividad, ya sea grande o pequeña y el éxito dependerá de ello.
Fernando García Martín.