Orígenes Históricos.
La metodología “5 S” es una filosofía de trabajo basada en la milenaria cultura japonesa. Se atribuye a Hiroyuki Hirano quien desarrolló los cinco pilares de la fábrica visual.
Históricamente se desarrolla tras la finalización de la Segunda Guerra Mundial. Se implantó por primera vez en los años 60 dentro de una fábrica de producción de Toyota.
Objetivos.
Su principal objetivo es mantener y mejorar las condiciones de organización, orden y limpieza, así como mejorar las condiciones de trabajo, seguridad, clima laboral, motivación personal y eficiencia.
Constituye una verdadera cultura de trabajo mediante el entrenamiento planificado de los conceptos de la calidad total.
Su implantación constituirá una pieza fundamental en el proceso de mejora continua.
Es común encontrar personas con responsabilidad empresarial que creen que la metodología “5 S” fue desarrollada únicamente para grandes empresas, sin embargo, la mayoría de los expertos coincidimos que es una metodología que es susceptible de ser implementada en cualquier compañía y que aporta un nivel clave: La diferenciación.
Del mismo modo, esta metodología está pensada para ayudar a desarrollar la INNOVACIÓN, la eficiencia en distintas áreas, mejoras en la productividad y consecuentemente en un producto y/o servicio de gran calidad. Finalmente su adecuada implementación implica la mejor manera de gestionar las crisis.
Ventajas de la Metodología “5 S”
La metodología “5 S” provoca un profundo impacto en el rendimiento de los empleados así como en el aprovechamiento de los espacios de trabajo.
Es conocido que la mejora continua es una tarea de todos y la implantación de la metodología “5 S” se basa en el trabajo en equipo. Esto nos permite involucrar a todos en el proceso de mejora desde su conocimiento del puesto de trabajo.
La calidad comienza por la propia persona y por el ambiente que le rodea. Esta es la explicación del empleo de la metodología “5 S” enfocada a lograr sitios de trabajo realmente excepcionales donde se respire un ambiente seguro y confortable. Todo ello nos proporcionará los siguientes beneficios:
- Mejoras en la gestión del tiempo: Reducción pérdidas de tiempo y tiempo de respuesta más cortos.
- Mejora en la productividad.
- Optimización de las tareas.
- Mejoras en la gestión de materiales, evitando pérdidas.
- Mejora en las condiciones de trabajo, aumentando los niveles de seguridad y disminuyendo los accidentes.
- Mejoras en la calidad de productos y servicios.
- Bajo nivel de inversión para lograr su implementación.
- Genera cultura organizacional y disciplina personal.
- Genera mayor compromiso, responsabilidad, cooperación y trabajo en equipo.
- Mejora la imagen ante nuestros clientes.
- Acerca a la organización la implementación de la gestión de la calidad total.
- Mejora en el ambiente del trabajador, aumentando su crecimiento.
- Transforma físicamente el entorno del puesto de trabajo aumentando el orden y el espacio.
El éxito crucial reside siempre en el grado de implicación de los trabajadores y liderazgo de la dirección tanto en la implementación, verificación y mantenimiento durante un tiempo prolongado.
¿Qué son las “5 S”?
El nombre de este método hace alusión a cinco principios que en el idioma japonés comienzan por las letras S.
Estos términos son: seiri (clasificación), seiton (orden u organización), seiso (limpieza), seiketsu (estandarización, higiene e imagen) y shitsuke (disciplina y compromiso).
SEIRI (clasificación)
El objetivo del seiri es eliminar del ambiente laboral y de los puestos de trabajo todos los objetos que no son necesarios, ni facilitan tareas o no proporcionan beneficios al trabajador.
En esta primera etapa se debe hacer una clasificación de los elementos y de los objetos que se disponen en los puestos de trabajo, departamento y en general, en la organización. El objetivo es separar todo lo que no es de utilidad o resulte innecesario.
Es usual en Japón emplear el uso de la tarjeta roja. Consiste en la separación por parte del mismo empleado de aquellos elementos presentes en su puesto de trabajo que no usa habitualmente (es necesario definir cuantitativamente el concepto de habitual para unificar criterios). Se procede a la identificación de los elementos no necesarios mediante una etiqueta roja, previa a la eliminación de los mismos.
A nivel práctico podemos definir estos criterios:
- Desechar los elementos que no se usen todos los años con la excepción de los que son difíciles de adquirir o reponer.
- Apartar todo lo que no se usa una vez al mes.
- Dejar en el puesto de trabajo los objetos que se usan por lo menos dos veces todos los días.
- Tener al alcance de la mano todo lo que se usa con alta frecuencia, al menos una vez por hora.
SEITON (orden u organización)
En esta fase tenemos la finalidad de aprovechar eficazmente el espacio de los entornos laborales y mantener una adecuada distribución. Se priorizará la ubicación y el orden lógico de los materiales y de los recursos productivos de la empresa.
Esta fase presenta las siguientes etapas:
- Decidir la ubicación de cada elemento. Los más utilizados se colocarán lo más cerca posible del lugar donde se van a emplear.
- Adecuar el espacio para albergar dichos elementos mediante el uso de estanterías, muebles, cajas, contenedores.
- Señalizar e identificar de forma visible (tarjetas, colores, formas etc.) el lugar destinado a cada elemento (“un lugar para cada cosa”).
- Identificar en el elemento el lugar donde se va a almacenar y en éste, el objeto que va a ocupar ese espacio, así como su cantidad (“un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”).
- Realizar periódicamente Seiri y Seiton para adaptarse a las nuevas necesidades.
En este apartado el empleo de técnicas usuales que faciliten una rápida identificación de las diferentes ubicaciones, localizaciones y disposiciones de los elementos de trabajo facilitará la realización del trabajo, prevendrá errores y servirá como medio de información.
Para lograr un correcto orden en los espacios recomendamos los siguientes consejos:
- Ordenar y estandarizar de forma lógica el puesto de trabajo siguiendo reglas de ordenamiento adecuados.
- Clasificar las herramientas según el uso que se les da.
- Colocar los instrumentos de uso frecuente a la mayor proximidad.
- Basándonos en la teoría de colas, empleamos FIFO (First In; First Out): el primero en entrar, el primero en salir para evitar que los productos caduquen.
SEISO (Limpieza)
En esta etapa procuraremos eliminar la sociedad de los lugares así como la optimización de las operaciones de limpieza. Se debe determinar las fuentes que originan suciedad con la finalidad de eliminarlas y evitar su reaparición. Así se logrará que todos los objetos y las herramientas permanezcan en buen estado.
Esto significa que debemos realizar mantenimientos periódicos de las máquinas, instrumentos de medida y del puesto de trabajo. Emplearemos las herramientas que nos proporcionan la Prevención de Riesgos Laborales para evitar la aparición de accidentes en el trabajo y enfermedades profesionales.
SEIKETSU (estandarización)
Debemos tener muy claro que la implantación de las “5 S” no es esfuerzo puntual sino que debe mantenerse en el tiempo.
Para ello definimos los objetivos del SEIKETSU para evitar la reaparición del desorden y de la suciedad.
Para conseguirlo resulta imprescindible el desarrollo y posterior cumplimiento de reglas y procedimientos a cumplir por todos los trabajadores.
SHITSUKE (Disciplina y compromiso)
Esta fase es esencial para garantizar el éxito del método. Aquí, daremos seguimiento a las acciones planificadas y realizadas anteriormente. Además garantizamos que se cumplen las reglas establecidas por la empresa.
Se debe realizar un seguimiento de los objetivos planteados en comparación con los resultados obtenidos lo que permitirá establecer los planes de acción para reconducir la situación hacia una mejora continua.
EVALUACIÓN
La comisión de control será la responsable de precisar cuáles son los principales problemas de la organización a partir de los fundamentos establecidos en la metodología “5 S” como otros miembros del trabajo constituyen una visión integradora de las necesidades de la empresa y por lo tanto de los aspectos críticos a mejorar.
Debemos tener muy claro que no es únicamente una implantación puntual de la metodología “5 S” sino que es un cambio de filosofía que se mantiene en el tiempo y para lograrlo es necesario que se establezcan sistemas de evaluación para conocer los resultados de la implantación y tomar las medidas correctoras si fuera oportuno.
¿Cómo aplicar la metodología “5 S”?
Todo cambio de filosofía requiere compromiso, esfuerzo y seguimiento para generar los resultados a través de la metodología “5 S”. Conviene llegados a este punto tener en cuenta otros aspectos para facilitar el desarrollo de la metodología.
CONOCIMIENTO Y RECONOCIMIENTO
Es necesario conocer al detalle cada uno de los aspectos de la metodología “5 S” para difundirla en las diversas dinámicas de trabajo. Significa asumir e interiorizar los beneficios que supondrá a la organización.
Recomendamos estudiar cada concepto a fondo, conocer la cultura empresarial para dar con la mejor forma de implantación procurando que sea una experiencia motivadora para todos los involucrados.
COMISIÓN DE CONTROL
Para evaluar la aplicación de la metodología “5 S” es recomendable contar con un grupo de empleados que se encarguen de realizar un control de calidad y ayudar en cuanto sea necesario a sus compañeros.
Este grupo de profesionales deberá ser capacitado en la aplicación de la metodología “5 S” para poder realizar una evaluación adecuada y colaborar con otros en el desarrollo de las estrategias de la metodología “5 S”.
Evolucionando de las “5 S” a las “9 S”
A las “5 S” ya desarrolladas, podemos añadir aún más la involucración del personal en la obtención de una mejora continua que lleve a la organización a la excelencia empresarial.
- SHIKARI (Constancia): Es la capacidad de una persona para mantenerse firmemente en una línea de acción.
- SHITSUKOKU (Compromiso): Es cumplir con lo pactado.
- SEISHOO (Coordinación): Para lograr un ambiente de trabajo de calidad se requiere unidad de propósito, armonía en el ritmo y en los tiempos.
- SEIDO (Sincronización): para mantener el ritmo de trabajo debe existir un plan de trabajo, normas específicas que indiques lo que cada persona debe realizar.
Os dejamos un pequeño video del artículo